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聚焦“收齐、管好、用活”充分发挥城建档案服务效能

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近日,住房城乡建设部印发了《关于新形势下进一步加强城市建设档案管理工作的通知》(以下简称《通知》),要求完善城建档案移交制度,建立健全归档工作机制;落实建设工程档案收集、整理、移交各方责任;强化科技赋能,完善数字档案管理机制;提高服务能力,充分挖掘档案资源价值。《通知》要求各地切实做好城建档案工作,积极探索,解决问题,确保城建档案收齐、管好、用活。

  首先,城建档案要“收得齐”。2019年,政府部门开始逐步推行工程项目联合竣工验收,将档案验收一并纳入联合验收范围。《通知》要求,面对新的形势,各地城建档案管理部门要健全城建档案移交制度,加强应归尽归、应收尽收工作制度建设。加强城建档案形成全过程管理,创新归档工作方法,优化归档工作流程。探索建立房屋建筑及市政工程全生命周期档案管理新机制。一些地区探索“承诺+容缺”制办理档案验收,优化营商环境,实现验收工作提速增效,但由于“重承诺轻监管”,导致承诺容缺后按期完成承诺的较少。为保证档案及时、保质、完整移交,要“重承诺,强监管”,加大建设工程档案监管力度。

  《通知》要求,要落实建设工程档案收集、整理、移交各方责任。工程建设单位对建设工程档案移交工作负总责,工程建设、勘察、设计、施工、监理等单位要对各自形成的工程文件资料收集、整理立卷以及其真实性和完整性负主体责任。实行“验收+承诺”移交的建设工程档案,档案验收合格后要及时移交城建档案馆(室)。对未履行移交责任的,依法责令整改。拒不改正的,依法依规进行处罚、纳入失信行为记录、实施信用惩戒。一些地区通过加强档案服务指导,实现档案验收提质增效。如湖北省城建档案管理部门指导全省各地城市建设档案馆通过“事前介入、全程指导,事中服务、精简提速,事后督促、从严从实”的工作方式,推进指导服务与验收工作标准化、规范化、便利化。通过“手把手”指导、“面对面”解惑,使工程参建各方更好理解掌握档案验收要点,从源头上保证了档案案卷质量;通过全面梳理档案验收环节,靶向发力,对症下药,做到即时受理,12个工作日内限时办结;通过建立“日督查、日整改、日清零”机制,日常检查验收项目,发现问题,当天督促整改,实现问题“动态清零”。武汉市城建档案馆竣工档案移交年度进馆率100%。一些地区根据《通知》提出的“建立和完善城建档案管理系统,实行归档全过程线上线下同步办理,建设工程文件资料可以通过城建档案管理系统随时归档”要求,创新建设工程档案传统归档方式,提高建设工程档案归档效率。

  其次,城建档案要“管得好”。《通知》要求,要多措并举做好城建档案安全保密管理工作。要做好档案数据容灾、异质异地多套备份和数据保全管理工作。城建档案的管理,不仅是保管工作,还是一项系统性、专业性的工作。一要建立健全管理制度,明确档案管理的职责和权限,制定档案存储、利用和保护等各项规定。二要抓好安全体系建设,在档案实体安全、信息安全、重点保护、责任落实上下功夫。要加强对档案整理、扫描等外包服务的监管,做好档案数据安全备份,确保档案信息安全。要全面落实对档案“管”的责任,强化经常性检查,确保档案安全万无一失。三要加强档案管理信息化建设,利用现代信息技术,提高档案管理的效率和效果。

  最后,城建档案要“用得活”。《通知》要求,城建档案管理部门要实现城建档案资源跨部门、跨区域一体化综合高效协同应用,为智慧城市建设管理提供数据支撑。探索运用数据化、网络化、智能化方式,实现档案查询利用方便快捷服务。充分挖掘档案资源价值,通过举办展览、新媒体传播、编研、影视制作等方式,展现城市历史文化和城乡建设取得的成就,增强人民群众获得感和幸福感。城建档案不仅要“收齐”“管好”,更要“用活”。要加快利用服务体系建设,充分挖掘城建档案数据资源价值,为城市规划、建设和治理提供科学依据;要打破工程建设各环节之间的“信息壁垒”和“信息孤岛”,实现城建档案数据资源的区域共享和跨时空利用,最大化发挥城建档案的社会服务功能;要积极探索城建档案的开发利用方式,通过举办展览、新媒体传播、编研、影视制作等方式,利用数据可视化技术等手段让城建档案“活”起来。

  《通知》的发布,为当前城建档案工作进一步发展指明了方向,将有力推动城建档案工作向更加规范化、科学化的方向发展。每个城建档案人要践行新形势下“为国守史,为党管档”的光荣使命,不忘初心,当好城建档案事业的“守门人”和“传承人”,为城市规划、建设和治理提供更加有力的支撑和保障。

                                                                                       摘自 《中国建设报》 2024.07.24 武汉市城市建设档案馆 沈东辉

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